Прием документов от ликвидированных организаций не являющихся источниками комплектования муниципального архива
Прием документов от ликвидированных организаций не являющихся источниками комплектования муниципального архива.
Согласно требованиям Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Даниловский муниципальный архив обязан принять на хранение архивные документы организации не являющейся его источником комплектования, только в случае ликвидации указанной организации без правопреемства
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010г. № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» - размещены в разделе «Источникам комплектования»
Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).
При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов.
Документы принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПМК отдела по работе с архивами Комитета культуры Волгоградской области описям.
Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.
Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемый в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в организации, передающей документы. Опись составляется в четырех экземплярах, три остаются в архиве, один в организации + электронный экземпляр.
От организации принимается также историческая справка в которой содержатся сведения о создании организации, изменениях в названии, функциях, структуре ликвидированной организации и т.д.
Перечень документов по личному составу, подлежащих приему:
- Приказы директора предприятия по личному составу (приём, перевод, увольнение);
- Лицевые счета по начислению заработной платы работникам
- Личные карточки уволенных работников ф.Т-2
- Трудовые договоры (соглашения) с работниками предприятия
- Акты о несчастных случаях на производстве
- Невостребованные трудовые книжки.
…
Перечень документов по основной деятельности, подлежащих приёму (по согласованию с архивным отделом):
- Приказы директора предприятия по основной деятельности
- Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности
предприятия
- Годовые бухгалтерские отчеты с приложениями и объяснительной
запиской
- Годовые сметы расходов предприятия
- Устав предприятия
- Годовой план работы
- Годовой отчет об исполнении плана работы
- Утвержденное штатное расписание
- Коллективные договоры
- Протоколы заседаний, собраний коллектива
А также другие документы, имеющие срок хранения постоянно.
Для передачи документов в архивный отдел, необходимо представить:
1. Заявление организации о приеме документов в архив, с указанием количества передаваемых дел, на имя Главы Администрации Даниловского района;
Образец (Образец Заявления в редактируемом формате):
Главе Администрации
Даниловского муниципального
района Волгоградской области
____________ Ф.И.О.
В связи с ликвидацией предприятия ______________________ прошу определить место хранения документов по личному составу (приказы о приеме, увольнении и прочих перемещениях по службе; расчетно-платежные ведомости или лицевые счета по з/плате; личные дела или карточки), документы постоянного срока хранения за ___________ годы.
Прилагаются следующие документы:
- копия распорядительного документа, подтверждающего принятие решения о ликвидации, подтверждающего факт ликвидации организации без права преемства, о банкротстве;
- историческая справка организации, содержащая все сведения об изменениях в наименовании и структуре организации со ссылками на распорядительные документы.
_________ Ф.И.О. руководителя или конкурсного управляющего
(подпись)
2. Копию документа, подтверждающего ликвидацию предприятия (постановление главы района, определение Арбитражного Суда);
- копии учредительных документов и изменения к ним (Устав, документы об образовании, реорганизации, ликвидации предприятия);
- историческую справку;
- опись документов.
Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет организации, передающей указанные документы.
Требования по подготовке архивных документов к передаче размещены в разделе «Источникам комплектования»
образец (Образец договора в редактируемом формате)
Договор
о передаче на хранение в архивный отдел Администрации Даниловского муниципального района Волгоградской области архивных документов ликвидированного предприятия
«___»_______20 г. р.п.Даниловка
Исходя из необходимости сохранения для российской истории документальных источников и руководствуясь Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г., № 125-ФЗ, Законом «Об архивном деле в Волгоградской области» от 19.04.2006 г., № 1212-ОД, Законом Волгоградской области «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области» от 21.11.2008г., № 1772-ОД, а также законодательными и правовыми актами РФ, регламентирующими развитие архивного дела собственник документов в лице руководителя ______________, именуемый в дальнейшем «Собственник» с одной стороны и Администрация Даниловского муниципального района, именуемая в дальнейшем «Архив», в лице начальника архивного отдела Клименко Лилии Альбертовны с одной стороны и _______________ , именуемое в дальнейшем «Предприятие» действующего на основании ______________ с другой стороны, в связи с ликвидацией ______________ заключили настоящий договор о нижеследующем :
1.Предмет договора
11.Стороны заключили настоящий договор в целях реализации п.10 ст.23 Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Предметом настоящего договора является урегулирование отношений по вопросу передачи документов предприятия на архивное хранение, обеспечение сохранности документов по личному составу.
2. Обязанности сторон
2.1. Предприятие обязано:
2.1.1. Передать в упорядоченном состоянии документы по личному составу:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки;
- акты о несчастных случаях;
- наградные документы;
- справки установленной формы, уточняющие особый характер работы или условий труда, дающие право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости и подтверждающие постоянную занятость на указанных работах и иные документы, подтверждающие льготный стаж.
2.1.2. Передать на хранение в «Архив» документы временного хранения, сроки которых не истекли.
2.1.3. Все передаваемые в «Архив» документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями, определенными основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и переданы на основании акта приема-передачи.
2.2. Архив обязан:
2..2.1. Оказывать Предприятию консультативную и методическую помощь в организации работы с документами.
2.2.2. Принять по акту приема-передачи и обеспечить сохранность документов по личному составу и документов временного срока хранения Предприятия.
2.2.3. Обеспечить учет и использование архивных документов и архивных фондов в соответствии с действующим законодательством.
3. Стоимость работ и порядок расчета
3.1. Упорядочение документов по личному составу и документов временного срока хранения производится за счет средств ликвидируемого «Предприятия».
3.2. Хранение, учет и использование документов осуществляется «Архивом» на безвозмездной основе.
3.3. Исполнение запросов социально-правового характера на основании принятых на хранение документов Предприятия осуществляется «Архивом» бесплатно.
4. Порядок передачи дел. Срок действия договора.
4.1. Оформление и передача документов по личному составу и документов временного срока хранения осуществляется на основании графика, согласованного сторонами (приложение).
4.2. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания сторонами.
4.3. Срок действия договора прекращается с момента подписания акта приема-передачи документов.
5. Ответственность сторон
5.1. Стороны несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.
6. Юридические адреса и реквизиты сторон
________________________ ______________________
________________________ ______________________
________________________ ______________________
7. Подписи сторон
________________________ Начальник архивного отдела
________________________ Администрации Даниловского
________________________ муниципального района
________________________ __________ (Ф.И.О., печать)
.jpg)
