Яндекс.Метрика
 

Прием документов от ликвидированных организаций не являющихся источниками комплектования муниципального архива

         Прием документов от ликвидированных организаций не являющихся источниками комплектования муниципального архива.

     Согласно требованиям Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Даниловский муниципальный архив обязан принять на хранение архивные документы организации не являющейся его источником комплектования, только в случае ликвидации указанной организации без правопреемства

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

   Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010г. № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,

   Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»     -      размещены в разделе «Источникам комплектования»

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов.

Документы принимаются в   муниципальный архив по утвержденным ЭПМК отдела по работе с архивами Комитета культуры Волгоградской области описям.

Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемый в двух экземплярах. Один экземпляр остается в   архиве, другой — в организации, передающей документы. Опись составляется в четырех экземплярах, три остаются в архиве, один в организации + электронный экземпляр.

От организации принимается также историческая справка в которой содержатся   сведения о создании организации, изменениях в названии, функциях, структуре ликвидированной организации и т.д.   

Перечень документов по личному составу, подлежащих приему:

- Приказы директора предприятия по личному составу (приём, перевод, увольнение);

- Лицевые счета по начислению заработной платы работникам

- Личные карточки уволенных работников ф.Т-2

- Трудовые договоры (соглашения) с работниками предприятия

- Акты о несчастных случаях на производстве

- Невостребованные трудовые книжки.      

Перечень документов по основной деятельности, подлежащих приёму (по согласованию с архивным отделом):

- Приказы директора предприятия по основной деятельности

- Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности    

предприятия

- Годовые бухгалтерские отчеты с приложениями и объяснительной  

запиской

- Годовые сметы расходов предприятия

- Устав предприятия

- Годовой план работы

- Годовой отчет об исполнении плана работы

- Утвержденное штатное расписание

- Коллективные договоры

- Протоколы заседаний, собраний коллектива

А также другие документы, имеющие срок хранения постоянно.      

Для передачи документов в архивный отдел, необходимо представить:

1. Заявление организации о приеме документов в архив, с указанием количества передаваемых дел, на имя Главы Администрации Даниловского района;

    Образец (Образец Заявления в редактируемом формате):

                                                                                     Главе Администрации

Даниловского муниципального

района Волгоградской области

                                                                                          ____________ Ф.И.О.

                        

В связи с ликвидацией предприятия ______________________ прошу определить место хранения документов по личному составу (приказы о приеме, увольнении и прочих перемещениях по службе; расчетно-платежные ведомости или лицевые счета по з/плате; личные дела или карточки), документы постоянного срока хранения за ___________ годы.

Прилагаются следующие документы:

- копия распорядительного документа, подтверждающего принятие решения о ликвидации, подтверждающего факт ликвидации организации без права преемства, о банкротстве;

- историческая справка организации, содержащая все сведения об изменениях в наименовании и структуре организации со ссылками на распорядительные документы.

           _________ Ф.И.О. руководителя или конкурсного управляющего

             (подпись)

2. Копию документа, подтверждающего ликвидацию предприятия (постановление главы района, определение Арбитражного Суда);

- копии учредительных документов и изменения к ним (Устав, документы об образовании, реорганизации, ликвидации предприятия);

- историческую справку;

-   опись документов.

Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение,   в   том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет организации, передающей указанные документы.

Требования по подготовке архивных документов к передаче размещены в разделе «Источникам комплектования»

образец (Образец договора в редактируемом формате)

Договор

о передаче на хранение в архивный отдел Администрации Даниловского муниципального района Волгоградской области архивных документов ликвидированного предприятия

«___»_______20 г. р.п.Даниловка

Исходя из необходимости сохранения для российской истории документальных источников и руководствуясь Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г., № 125-ФЗ, Законом «Об архивном деле в Волгоградской области» от 19.04.2006 г., № 1212-ОД, Законом Волгоградской области «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области» от 21.11.2008г., № 1772-ОД, а также законодательными и правовыми актами РФ, регламентирующими развитие архивного дела собственник документов в лице руководителя ______________, именуемый в дальнейшем «Собственник» с одной стороны и Администрация Даниловского муниципального района, именуемая в дальнейшем «Архив», в лице начальника архивного отдела Клименко Лилии Альбертовны с одной стороны и _______________ , именуемое в дальнейшем «Предприятие» действующего на основании ______________ с другой стороны, в связи с ликвидацией ______________ заключили настоящий договор о нижеследующем :

1.Предмет договора

11.Стороны заключили настоящий договор в целях реализации п.10 ст.23 Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Предметом настоящего договора является урегулирование отношений по вопросу передачи документов предприятия на архивное хранение, обеспечение сохранности документов по личному составу.

2. Обязанности сторон

2.1. Предприятие обязано:

2.1.1. Передать в упорядоченном состоянии документы по личному составу:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые книжки;

- акты о несчастных случаях;

- наградные документы;

- справки установленной формы, уточняющие особый характер работы или условий труда, дающие право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости и подтверждающие постоянную занятость на указанных работах и иные документы, подтверждающие льготный стаж.

2.1.2. Передать на хранение в «Архив» документы временного хранения, сроки которых не истекли.

2.1.3. Все передаваемые в «Архив» документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями, определенными основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и переданы на основании акта приема-передачи.

2.2. Архив обязан:

2..2.1. Оказывать Предприятию консультативную и методическую помощь в организации работы с документами.

2.2.2. Принять по акту приема-передачи и обеспечить сохранность документов по личному составу и документов временного срока хранения Предприятия.

2.2.3. Обеспечить учет и использование архивных документов и архивных фондов в соответствии с действующим законодательством.

3. Стоимость работ и порядок расчета

3.1. Упорядочение документов по личному составу и документов временного срока хранения производится за счет средств ликвидируемого «Предприятия».

3.2. Хранение, учет и использование документов осуществляется «Архивом» на безвозмездной основе.

3.3. Исполнение запросов социально-правового характера на основании принятых на хранение документов Предприятия осуществляется «Архивом» бесплатно.

4. Порядок передачи дел. Срок действия договора.

4.1. Оформление и передача документов по личному составу и документов временного срока хранения осуществляется на основании графика, согласованного сторонами (приложение).

4.2. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания сторонами.

4.3. Срок действия договора прекращается с момента подписания акта приема-передачи документов.

5. Ответственность сторон

5.1. Стороны несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.

6. Юридические адреса и реквизиты сторон

________________________                                        ______________________

________________________                                     ______________________

________________________                                      ______________________

7. Подписи сторон

________________________                                   Начальник архивного отдела

________________________                               Администрации Даниловского

________________________                                         муниципального района

________________________                                   __________ (Ф.И.О., печать)

[an error occurred while processing the directive] [an error occurred while processing the directive]